Quels documents faut-il pour financer de l'équipement médical, dentaire ou esthétique?

Quels documents faut-il préparer?

Il n'existe pas une seule liste de documents qui s'applique à toutes les demandes de financement d'équipement médical, dentaire ou esthétique.

Le dossier dépend de la clinique, de l'équipement, du vendeur et du projet.

Une clinique établie qui remplace un appareil n'a pas le même dossier qu'un dentiste qui ouvre sa première clinique ou qu'une clinique médico-esthétique qui achète un appareil usagé.

Le plus simple est de préparer le dossier en cinq blocs :

1. les renseignements sur l'entreprise ou la clinique;
2. les renseignements sur les propriétaires ou professionnels;
3. les renseignements financiers;
4. les documents sur l'équipement et le vendeur;
5. les documents propres au projet, par exemple un démarrage, un agrandissement ou un achat usagé.

L'objectif n'est pas d'envoyer tout ce qu'un prêteur pourrait un jour demander. Il faut surtout rendre la transaction facile à comprendre.

1. Renseignements sur la clinique ou l'entreprise

La source de financement doit comprendre quelle entreprise emprunte et comment elle fonctionne.

Selon le dossier, on peut demander notamment :

• la raison sociale;
• les documents de constitution ou d'immatriculation;
• l'adresse de l'entreprise;
• la structure de propriété;
• le nombre d'années en affaires;
• le type de clinique;
• le nombre d'emplacements;
• certains renseignements de base sur les activités.

Dans le secteur de la santé, la structure professionnelle peut aussi être pertinente.

Une société de professionnels, une clinique médicale et une clinique médico-esthétique ne sont pas nécessairement structurées de la même façon.

Si la société est nouvelle, mais que le professionnel compte déjà plusieurs années d'expérience, il vaut mieux l'expliquer dès le départ.

2. Renseignements sur les propriétaires et professionnels

Dans plusieurs dossiers de financement d'équipement de santé, l'expérience du propriétaire ou du professionnel fait partie du portrait général.

Selon la transaction, on peut demander :

• une pièce d'identité;
• le pourcentage de propriété;
• le parcours professionnel;
• le nombre d'années de pratique;
• l'inscription professionnelle, lorsqu'elle est pertinente;
• certains renseignements financiers personnels ou une autorisation de crédit, lorsque requis.

Cela ne veut pas dire que tous les prêteurs imposent les mêmes exigences.

Un dentiste qui démarre sa première clinique, une clinique établie qui ouvre un deuxième emplacement et un propriétaire qui lance une entreprise médico-esthétique peuvent acheter des équipements de valeur semblable, mais présenter trois profils très différents.

3. Renseignements financiers

Le prêteur doit comprendre comment l'entreprise pourra assumer le nouveau paiement.

Pour une entreprise établie, le dossier peut comprendre une combinaison de :

• relevés bancaires d'entreprise;
• états financiers;
• déclarations fiscales;
• dettes actuelles;
• renseignements sur les comptes clients;
• données de production ou de facturation lorsque pertinentes;
• obligations de financement ou de crédit-bail déjà en place.

La quantité d'information demandée varie selon le montant et la complexité du projet.

Un achat d'équipement simple n'est pas nécessairement analysé comme un projet d'agrandissement comprenant plusieurs fournisseurs, des travaux et un nouvel emplacement.

4. Soumission d'équipement et détails de la transaction

La soumission du fournisseur est l'un des documents les plus importants du dossier.

Elle devrait permettre d'identifier clairement :

• l'équipement acheté;
• la marque et le modèle, s'il y a lieu;
• le prix;
• les taxes;
• la livraison;
• l'installation;
• les logiciels;
• la formation;
• la garantie ou le contrat de service;
• le dépôt demandé;
• la date prévue de livraison;
• le vendeur.

Une soumission qui indique seulement « équipement de clinique » peut créer des questions inutiles.

Une soumission détaillée permet de distinguer l'équipement physique des logiciels, des travaux, de l'installation et des autres coûts qui peuvent être traités différemment.

C'est particulièrement important pour :

• les CBCT et les systèmes de radiographie;
• l'échographie et l'imagerie médicale;
• le CAD/CAM et l'équipement dentaire numérique;
• les lasers esthétiques;
• les appareils de remodelage corporel et de radiofréquence;
• les projets dentaires comprenant plusieurs salles de traitement.

5. Équipement usagé ou remis à neuf

Un appareil usagé demande souvent un dossier d'actif plus précis.

Selon le cas, il peut être utile d'avoir :

• la marque et le modèle;
• l'année;
• le numéro de série;
• les coordonnées du vendeur;
• l'état de l'appareil;
• l'historique d'entretien;
• les travaux de remise à neuf;
• la garantie;
• la version du logiciel;
• les besoins d'installation;
• une preuve de propriété;
• les renseignements sur les sûretés ou charges, lorsque pertinent.

Pour certains dispositifs médicaux, il faut aussi vérifier le statut réglementaire avant l'achat.

Santé Canada tient la Liste des instruments médicaux homologués en vigueur pour les instruments de classe II, III et IV. Santé Canada recommande aussi aux travailleurs de la santé qui envisagent un achat de vérifier que le fabricant détient une homologation active pour l'instrument. Cette vérification est distincte de l'approbation du financement, mais elle peut éviter de structurer un dossier autour d'un appareil qui pose ensuite un problème.

Quels documents pour une clinique en démarrage?

Comme une clinique en démarrage a peu ou pas d'historique d'exploitation, le projet doit être expliqué plus clairement.

Le dossier peut comprendre :

• un plan d'affaires;
• un budget d'ouverture;
• la liste des équipements;
• les soumissions;
• le bail ou les renseignements sur le local;
• le budget d'aménagement;
• la date prévue d'ouverture;
• des prévisions financières;
• l'expérience du professionnel;
• les liquidités disponibles;
• les obligations financières existantes.

Pour une nouvelle clinique dentaire ou médico-esthétique, il est important de montrer comment l'ensemble du budget d'ouverture se tient.

Le financement de l'équipement n'aide pas beaucoup si le propriétaire n'a pas prévu les travaux, les dépôts, le personnel et les besoins de liquidités avant l'ouverture.

Et pour un agrandissement ou un deuxième emplacement?

Une clinique établie possède déjà un historique que le prêteur peut examiner.

Le dossier peut alors inclure :

• les états financiers actuels;
• les résultats de l'emplacement existant;
• les dettes en cours;
• les nouveaux équipements;
• le bail du nouvel espace;
• le budget des travaux;
• le plan d'embauche;
• l'échéancier;
• la raison de l'agrandissement.

Un deuxième emplacement n'est pas un démarrage à partir de zéro.

La première clinique peut démontrer la demande, les encaissements et la capacité de gestion. Il faut toutefois montrer que le nouveau projet ne crée pas une pression excessive sur l'entreprise existante.

Faut-il tout avoir avant de faire une demande?

Pas nécessairement.

Il est souvent plus utile de commencer avec un dossier de base clair plutôt que d'attendre d'avoir chaque document qu'un prêteur pourrait éventuellement demander.

Pour plusieurs transactions, le bon point de départ est :

• la soumission d'équipement;
• une courte description du projet;
• les renseignements sur l'entreprise;
• les renseignements sur les propriétaires;
• les renseignements financiers récents;
• toute contrainte importante de temps, comme un dépôt ou une date de livraison.

Raymond Leigh peut ensuite déterminer quels documents additionnels sont pertinents selon la transaction.

Ce qui ralentit les dossiers

Les retards viennent souvent d'un dossier mal expliqué plutôt que d'un document très spécialisé manquant.

Un dossier devient plus difficile lorsque :

• la soumission est vague;
• le vendeur n'est pas clairement identifié;
• l'entreprise qui emprunte ne correspond pas à l'entreprise exploitante;
• les états financiers sont trop anciens;
• un dépôt important a déjà été versé sans documentation claire;
• l'équipement usagé n'a pas de numéro de série ou de preuve de propriété;
• le budget de démarrage ne couvre pas tous les coûts d'ouverture;
• un projet de deuxième emplacement n'explique pas la situation de la clinique actuelle.

Comment Raymond Leigh prépare le dossier

Raymond Leigh est un courtier en financement d'équipement, et non un prêteur direct.

Nous travaillons avec plus de 40 prêteurs et partenaires de financement, généralement pour des transactions de 50 000 $ à 5 M$.

Le dossier doit donc être adapté à la transaction réelle.

Une nouvelle clinique dentaire, une clinique d'imagerie établie et une clinique médico-esthétique qui achète un laser usagé n'ont pas besoin d'être présentées de la même façon.

Si vous avez déjà une soumission, envoyez-la avec une courte description de la clinique et du projet. Nous pouvons examiner la transaction et préciser les renseignements nécessaires pour bien la présenter.